RA WIN

 

Daten Export / Vernichtung (DSGVO)

Um einen Daten-Export in RA WIN durchzuführen, finden Sie mit dem Service Pack-Stand ab 29.05.2018 im Hauptprogramm unter "Zusätze" den Eintrag "Daten Export / Vernichtung (DSGVO)". Dieser ruft das Modul "RA WIN Export" auf.

Bevor Sie diesen "RA WIN Export" durchführen, sollte sichergestellt werden, dass niemand mit RA WIN bzw. Microsoft Word arbeitet und eine Datensicherung vorab erstellt wurde.

Wenn dieser Programmpunkt "Daten Export / Vernichtung (DSGVO)" bei Ihnen ausgegraut ist, so haben Sie nicht die nötigen Rechte. Diese sind in der Benutzerverwaltung (Hauptprogramm: "Einstellung -> Benutzerverwaltung") an den Punkt "Benutzerverwaltung: Zugriffsrechte ändern" auf der Registerkarte "Berechtigungen" geknüpft. Aus organisatorischen bzw. sicherheitstechnischen Gründen sollten Sie diese Einstellungen bei jedem Benutzer von RA WIN kontrollieren und ggf. entsprechend anpassen.

Dies ist nun das Eingangsfenster des Menüeintrages "Daten Export / Vernichtung (DSGVO)":

Allgemeine EinstellungenAllgemeine Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

  • Datei Ordner für Datenbank, Briefe und Protokolle
    Mit diesem Parameter können Sie festlegen wohin der Export erfolgen soll. Dieser Ordner ist zwar frei wählbar, wird aber aus programmtechnischen Gründen immer wieder zurückgesetzt, so dass Sie bei erneutem Aufrufen des Programmes auf den eingestellten Exportordner achten sollten!
    Nach dem Festlegen werden dann die Adress- bzw. Aktendaten in eine Access-Datenbank eportiert und wenn veranlasst, werden alle Dokumente (Briefe, Bilder etc.) die zur Akte erfasst wurden in einem Unterordner "Dokumente" verschoben.

  • Dateiname
    Dieser ist vom Programm festgelegt und kann nicht geändert werden.

  • ggf. vorhandene Export-Datenbank löschen
    Sollten Sie an einem Tag bereits einen Export durchgeführt haben und Sie möchten, dass die bereits vorhandene Datei überschrieben wird, dann aktivieren Sie diese Einstellung. Beachten Sie aber, dass alle bereits exportierten Daten (Akten, Adressen) dann überschrieben werden! Ist der Parameter nicht aktiviert, so erfolgt der nächste Export in die gleiche Datenbank und überschreibt keinerlei Daten, sondern setzt die Eintragungen fort.

  • Datensätze maximal anzeigen/bearbeiten (0 = Alle Datensätze)
    Je nach Vorgabe wird der Exportvorgang nach dieser festgelegten Anzahl abgearbeitet und stoppt dann. Sie müssen / können dann manuell mit dem Button "Export/Löschen starten" den Vorgang weiter veranlassen.

  • Keine Aktenstammdaten löschen, sondern nur anonymisieren
    Wird dieser Parameter aktiviert, werden in der Aktenverwaltung die hinterlegten Daten (z. B. Beteiligte) entfernt bzw. anonymisiert (z. B. der Aktenbetreff in der Form: "vernichtet am: 28.05.2018 von SB: ABC". Es bleiben nur die für statistische Zwecke verwendbare Informationen wie z. B. "Referate", "Sachbearbeiter" etc.
    Beachten Sie aber, wenn Sie sich für diesen Parameter entscheiden, können die dann anonymisierten Akten nicht erneut exportiert bzw. entfernt werden! Diese müssen dann manuell in der Aktenverwaltung gelöscht werden.

  • Ende
    Dieser Button beendet den RA WIN Export.

  • Verlauf anzeigen
    Mit diesem Button sind sie jederzeit in der Lage sich einen Überblick über die bereits getätigten Exporte zu verschaffen.

    Inhalt des VerlaufsInhalt des Verlaufs
  • Abbrechen
    Wenn Sie den Export-Vorgang hier gestartet haben, können Sie diesen - solange das Ergebnis nicht in einem extra Fenster angezeigt wird - jederzeit abbrechen

Abgelegte Akten exportierenAbgelegte Akten exportieren

1. Methode des Exports: Abgelegte Akten / Kontakte

  • abgelegte Akten vor dem ... exportieren
    Legen Sie mit diesem Parameter den Zeitraum fest, der exportiert werden soll.
    Beachten Sie! Je mehr Akten vor dem festgelegten Zeitraum existieren, je länger dauert nicht nur die Vorbereitungsphase (bevor Sie zum eigentlichen Exportfenster gelangen) sondern auch der spätere eigentliche Exportvorgang! Planen Sie dies ein und lassen Sie Geduld walten!

  • Aktenarten: Alle Akten - nur Anwaltsakten - nur Notariatsakten
    Je nach Auswahl ("nur Anwaltsakten" bzw. "nur Notariatsakten") orientiert sich das Programm beim Export daran, ob der Parameter "Notarakte" während der Aktenanlage aktiviert wurde.

    Aktenanlage: Festlegung NotariatAktenanlage: Festlegung Notariat

  • Referats-Einschränkungen (optional)
    Mit diesem Parameter können sie den Exportvorgang noch weiter eingrenzen und nur bestimmte Referate im Anwalts- bzw. Notarbereich exportieren.

  • Aktionen beim Export
    Hier legen Sie fest, was während des Exportvorganges geschehen soll:
    - Briefe kopieren: Beim Exportvorgang werden die zu einer Akten gespeicherten Dokumente nur kopiert
    - Briefe verschieben: Beim Exportvorgang werden die zu einer Akten gespeicherten Dokumente in den Exportordner verschoben

  • Aktionen nach dem Export
    Dieser Parameter dient zum Festlegen dessen, was nach dem eigentlichen Exportvorgang mit den Daten passieren soll:
    - Erfolgreich exportierte Akten löschen (bzw. Stammdaten anonymisieren und weitere Daten löschen - siehe Allgemeine Einstellungen):
      
    Nach Abschluss des erfolgreichen Exportes, werden die Daten bzw. deren Dokumente in RA WIN gelöscht bzw. es werden die Stammdaten
       anonymisiert, sofern auf der Registerkarte "Allgemeine Einstellungen" der entsprechende Parameter ("Keine Aktenstammdaten löschen,
       sondern nur anonymisieren") aktiviert wurde!
       Die Adress- bzw. Akteninformationen und die jeweiligen Dokumente befinden sich dann nur noch im jeweiligen Exportordner.
    - Adress-Daten löschen (Personendaten werden nur gelöscht, soweit diese nicht in anderen Akten verwendet werden): Hier werden
       Personendaten nur gelöscht, soweit diese nicht in anderen Akten verwendet werden.

Alte Akten exportierenAlte Akten exportieren

2. Methode des Exports: Alte Akten

Die Kriterien nach dem das Programm die alten Akten filtert: z. B. in der Zukunft liegende Termine oder das Aktenkonto ist nicht ausgeglichen.
Bei der Vorschau der zu exportierenden Akten können Sie diese "aussortierten" Akten daran erkennen, dass diese in der Tabelle "Export" nicht vormarkiert wurden und der Grund der Markierung in der Tabelle "Bemerkung" nachzulesen ist. Wenn dieser Grund korrigiert wurde, lässt sich diese Akte(n) exportieren.

  • nicht genutzte Akten mit Anlagedatum vor dem ... exportieren
    Legen Sie mit diesem Parameter den Zeitraum fest, der exportiert werden soll.
    Beachten Sie! Je mehr Akten vor dem festgelegten Zeitraum existieren, je länger dauert nicht nur die Vorbereitungsphase (bevor Sie zum eigentlichen Exportfenster gelangen) sondern auch der spätere eigentliche Exportvorgang! Planen Sie dies ein und lassen Sie Geduld walten!

  • Aktionen beim Export
    Hier legen Sie fest, was während des Exportvorganges geschehen soll:
    - Briefe kopieren: Beim Exportvorgang werden die zu einer Akten gespeicherten Dokumente nur kopiert
    - Briefe verschieben: Beim Exportvorgang werden die zu einer Akten gespeicherten Dokumente in den Exportordner verschoben

  • Aktionen nach dem Export
    Dieser Parameter dient zum Festlegen dessen, was nach dem eigentlichen Exportvorgang mit den Daten passieren soll:
    - Erfolgreich exportierte Akten löschen (bzw. Stammdaten anonymisieren und weitere Daten löschen - siehe Allgemeine Einstellungen):
      
    Nach Abschluss des erfolgreichen Exportes, werden die Daten bzw. deren Dokumente in RA WIN gelöscht bzw. es werden die Stammdaten
       anonymisiert, sofern auf der Registerkarte "Allgemeine Einstellungen" der entsprechende Parameter ("Keine Aktenstammdaten löschen,
       sondern nur anonymisieren") aktiviert wurde!
       Die Adress- bzw. Akteninformationen und die jeweiligen Dokumente befinden sich dann nur noch im jeweiligen Exportordner.
    - Adress-Daten löschen (Personendaten werden nur gelöscht, soweit diese nicht in anderen Akten verwendet werden): Hier werden
       Personendaten nur gelöscht, soweit diese nicht in anderen Akten verwendet werden.

Akten nach Sachbearbeiter exportierenAkten nach Sachbearbeiter exportieren

3. Methode des Exports: Akten nach SB (Sachbearbeiter_innen)

  • für Sachbearbeiter_in
    Wählen Sie einen bestimmten Sachbearbeiter_in für den Export aus

  • Akten vor dem ... eportieren
    Legen Sie mit diesem Parameter den Zeitraum fest, der exportiert werden soll.
    Beachten Sie! Je mehr Akten vor dem festgelegten Zeitraum existieren, je länger dauert nicht nur die Vorbereitungsphase (bevor Sie zum eigentlichen Exportfenster gelangen) sondern auch der spätere eigentliche Exportvorgang! Planen Sie dies ein und lassen Sie Geduld walten!

  • Aktionen beim Export
    Hier legen Sie fest, was während des Exportvorganges geschehen soll:
    - Briefe kopieren: Beim Exportvorgang werden die zu einer Akten gespeicherten Dokumente nur kopiert
    - Briefe verschieben: Beim Exportvorgang werden die zu einer Akten gespeicherten Dokumente in den Exportordner verschoben

  • Aktionen nach dem Export
    Dieser Parameter dient zum Festlegen dessen, was nach dem eigentlichen Exportvorgang mit den Daten passieren soll:
    - Erfolgreich exportierte Akten löschen (Es werden keine Stammdaten anonymisiert):
      
    Nach Abschluss des erfolgreichen Exportes, werden die Daten bzw. deren Dokumente in RA WIN gelöscht. Die Adress- bzw.
       Akteninformationen und die jeweiligen Dokumente befinden sich dann nur noch im jeweiligen Exportordner.
       Es ist mit Hilfe dieser Export-Methode nicht möglich, die ehemaligen Stammdaten zu anonymisieren und sollte nur angewandt werden,
       wenn z. B. ein Sachbearbeiter_in ausscheidet.
    - Adress-Daten löschen (Personendaten werden nur gelöscht, soweit diese nicht in anderen Akten verwendet werden): Hier werden
       Personendaten nur gelöscht, soweit diese nicht in anderen Akten verwendet werden.

Nachdem Sie sich für eine der Methoden des Exports und deren Voreinstellungen entschieden haben, gelangen Sie durch das Betätigen des Buttons "Start" in das folgende Fenster der zu exportierenden Akten:

Es sind nicht alle Akten vorbelegt. Achten Sie auf die Tabelle "Bemerkungen".Es sind nicht alle Akten vorbelegt. Achten Sie auf die Tabelle "Bemerkungen".

In diesem Fenster sind Sie nun in der Lage sich einen Überblick über die zu exportierenden Akten zu verschaffen. Das Programm selbst prüft verschiedene Routinen und belegt einige Akten nicht für den Export vor. In der Tabelle "Bemerkungen" können Sie sehen, warum einige Akten nicht zum Export geeignet sind.

In unserem Beispiel ist zu erkennen, dass noch Salden in den jeweiligen Akten vorhanden sind. Sie können diese Akten nun ausgleichen und den Export erneut starten. Auch wenn Sie den Export explizit mit dem Setzen des Haken´s in der Tabelle "Export" erzwingen wollen, wird diese Akte vom Programm nicht exportiert!

Wie Sie sehen, sind die Button "Exportprotokoll drucken", "Problemprotokoll drucken" bzw. "Exportvorgang unterbrechen" ausgegraut. Diese werden erst aktiviert, wenn Sie den Exportvorgang starten:

  • Auswahl umkehren
    Dieser Button dient dazu mit einem Klick die Vorauswahl mit einem "Rutsch" umzukehren. Die aktivierten Akten, werden deaktiviert und umgekehrt.

  • Exportprotokoll drucken
    Nachdem der Export erfolgreich durchgeführt wurde (siehe Meldung weiter unten) sollten Sie sich das Exportprotokoll ausdrucken. Gleichzeitig wird das Protokoll in den Exportordner als RTF-Datei hinterlegt.
    Beachten Sie! Erst wenn das Protokoll einmal aufgerufen bzw. gedruckt wurde, wird ein digitales Protokoll (_Export.rft) erstellt!

  • Problemprotokoll drucken
    Sollte es während des Exportes Probleme geben, so kann das Problemprotokoll einen Überblick geben, was das Problem verursacht hat.
    Beachten Sie! Erst wenn das Protokoll einmal aufgerufen bzw. gedruckt wurde, wird ein digitales Protokoll (_Error.rtf) erstellt!

  • Exportvorgang unterbrechen
    Hiermit wird der Exportvorgang komplett abgebrochen und kann nicht wieder fortgesetzt werden! Sollten Sie am gleichen Tag erneut einen Exportvorgang starten, so achten Sie darauf, dass sie einen neuen Exportordner festlegen, weil sonst die bisherige Exportdatei überschrieben wird.
    Beachten Sie! Alle bis zur Unterbrechung exportierten Daten (je nach Einstellung in den jeweiligen Exportmethoden) sind bis zu diesem Zeitpunkt exportiert worden!

Wenn nun der Exportvorgang komplett durchgelaufen ist, sollten Sie dies diese Abschlußmeldung erhalten:

Beispiel eines erfolgreichen ExportesBeispiel eines erfolgreichen Exportes

Was ist nun passiert? Es wurden alle markierten Akten nach dem von Ihnen gewählten Zeitraum bzw. den Einstellungen (z. B. "Erfolgreich exportierte Akten löschen" oder "Adress-Daten löschen ...") aus dem Datenbestand des aktiven RA WIN-Programmes entfernt und in den von Ihnen festgelegten Exportordner verschoben. Es bleibt nun ihnen überlassen, wie Sie mit den exportierten Daten verfahren möchten.


Eventuell auftretenden Probleme:
Durch unsere Tests wurde festgestellt werden, dass es bei bestimmten Konstellationen zu Fehlermeldungen kommen kann. Wenn dem so ist, so liegt es in den meisten Fällen daran, dass fehlerhafte Einträge zu einer Akte existieren (z. B. falsches Datumsformat, beschädigte Tabelleneinträge).

Wenn Sie vor diesem Problem stehen, dann notieren Sie sich am Besten die fehlerverursachende Akte, rufen diese einmalig in der Akteverwaltung auf und speichern Sie diese - ohne eine Änderung vorzunehmen - erneut ab. In den meisten Fällen, wurde das Problem damit beboben.

 

Dieser Artikel wird in unregelmäßigen Abständen ergänzt!

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